Aprenda a minha metodologia para planejar e organizar o meu trabalho
A primeira coisa que eu preciso ressaltar é que a falta de organização traz ansiedade, porque você dá para o seu cérebro a missão de lembrar de muita coisa ao mesmo tempo. E, ao ocupar demais a sua cabeça com isso você acaba não tendo espaço para outros tipos de pensamento, o que faz esse sentimento aumentar cada vez mais.
Então, a melhor forma de evitar que isso aconteça é colocar para fora as suas preocupações em um caderninho, CRM ou aplicativo de tarefas, por exemplo. Com isso, você não precisa sobrecarregar tanto a sua cabeça para lembrar de tudo que precisa ser feito. Dessa forma, automaticamente, você consegue ocupar o seu cérebro com outros tipos de pensamentos, como insights e ideias.
O poder da organização
Quando a gente planeja bem algum projeto ou tarefa, a gente passa menos tempo executando ou refazendo aquilo, e ainda alcança um resultado maior. Portanto, a organização e a metodologia são responsáveis por nos ajudar a executar as tarefas com maior eficiência.
Em um dos vídeos que eu publiquei no Youtube, eu falei sobre como vale a pena ser uma pessoa metódica e, para isso, eu provei que uma mesma tarefa pode ser feita de forma muito mais rápida quando uma metodologia é utilizada.
Organizando a sua rotina profissional
Então, vamos às dicas práticas sobre metodologias úteis que eu desenvolvi ao longo da minha carreira para organizar o trabalho na Assessoria de Investimentos.
Você precisará focar em planejar a sua rotina, por isso é importante reservar um dia do mês para realizar as seguintes tarefas:
- Defina quais serão as ligações que você irá fazer em ordem de prioridade;
- Analise todas as carteiras para entender quais delas você irá movimentar;
- Selecione quais serão os clientes que você irá pedir indicação;
- Anote quais são os clientes que tem Share of Wallet que você precisará falar;
- Busque antever quais são os prospects que estão prontos para uma próxima reunião;
- Faça uma análise do seu método de trabalho e da sua taxa de conversão dos últimos três meses.
Todos esses passos vão otimizar muito a sua rotina de trabalho. Mas, além deles, aqui vai uma dica extra com um enorme valor: tenha sempre em mente que você não pode deixar para alcançar as suas metas no último dia do mês. Você precisa concluir essa etapa cerca de três dias antes de fechar o mês, para que você possa dedicar um ou dois dias a todas essas tarefas referentes ao planejamento do próximo mês e, assim, garantir uma maior eficiência do seu trabalho.
Além de separar um dia para organizar as tarefas do próximo mês, também é importante que você dedique algumas horas da sua sexta-feira para organizar a sua semana. Com isso, eu quero dizer que é importante reservar um momento para resolver as pendências que foram se acumulando ao longo da semana.
Sabe aquele cliente que não atendeu as suas ligações ao longo da semana e você acabou deixando para depois? O último dia da semana é o momento ideal para reorganizar essas pendências no seu cronograma.
Portanto, o planejamento do mês serve para definir todas as suas tarefas, enquanto a análise de sexta-feira serve para reorganizar as tarefas que não saíram conforme o planejado (e sabemos que imprevistos sempre acontecem, então não negligencie esse momento).
Registrando o seu trabalho
Além de planejar as suas tarefas, também é muito importante manter um sistema de registro organizado com todas as tarefas que já foram realizadas e um detalhamento do que foi conversado com cada cliente. Isso porque somente assim você conseguirá tornar o seu atendimento mais pessoal e humanizado.
Vou te dar um exemplo. Se a Maria te indica o João como cliente, você precisa anotar isso, porque se ele realmente se tornar seu cliente é interessante que você ligue para a Maria para agradecer. E, dependendo da importância que essa indicação teve na sua carteira de clientes, você pode até mesmo mandar um presente de agradecimento para a Maria.
Para que fique mais claro, vamos a um caso real. Eu lembro quando um Assessor do meu time enviou de presente uma mochila de mountain bike para um cliente que gostava de pedalar e que indicou um outro ótimo cliente. É claro que o cliente adorou o que recebeu, porque tinha tudo a ver com ele. Mas, o meu colega só sabia qual era o presente ideal para aquele cliente porque ele anotou essa informação e não deixou que ela se perdesse.
A esse ponto, você já deve ter percebido que a falta de organização é o motivo principal para que você não consiga alcançar os resultados que deseja. Pensando nisso, a primeira coisa que eu proporciono para os alunos que fazem mentoria comigo é um sistema de organização completamente diferenciado, porque a maior parte chega até mim com várias falhas nesse sentido.
Não tem como evoluir nos outros aspectos se você não tem uma base bem construída e, no caso do Assessor de Investimentos, aprender a se organizar é o mesmo que construir uma base sólida. É por isso que eu sempre digo que a organização é a alma do Assessor e o segredo para ter sucesso na área comercial!
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